Eventos Sostenibles: Claves para una Organización Responsable

Los eventos representan una oportunidad para reunir a personas con intereses comunes, ya sea en el ámbito social, cultural, académico o deportivo. Sin embargo, su organización conlleva una serie de impactos negativos que afectan tanto al medio ambiente como a la comunidad. El incremento de residuos, el elevado consumo de energía y agua, la contaminación atmosférica y acústica, así como la degradación del entorno, son algunas de las principales consecuencias que se derivan de estos encuentros. Ante esta realidad, surge la necesidad de promover eventos sostenibles, aquellos diseñados con el propósito de minimizar su huella ambiental y generar un impacto positivo en la sociedad y la economía local.

Adoptar prácticas sostenibles en la organización de eventos no solo permite reducir el impacto ambiental, sino que también aporta un valor añadido. La responsabilidad social y el compromiso con el medio ambiente fortalecen la imagen de la organización y refuerzan las relaciones con clientes, proveedores y patrocinadores. Además, pueden contribuir al ahorro económico y fomentar la innovación, demostrando que es posible realizar eventos de otra manera, con criterios de sostenibilidad y eficiencia.

Para garantizar un enfoque sostenible, es fundamental una gestión eficiente de los recursos, optimizando el uso del agua, la energía y los materiales. La reducción, reutilización y reciclaje deben ser principios fundamentales en todas las fases del evento.

La selección de proveedores también juega un papel clave, priorizando aquellos que operan bajo criterios de sostenibilidad y apoyando a la economía local.

Asimismo, es esencial garantizar la inclusión social y la accesibilidad, permitiendo que todas las personas puedan participar sin barreras. La transparencia en la comunicación de las medidas adoptadas y los resultados obtenidos también es un aspecto crucial para generar conciencia y replicabilidad de estas prácticas.

El proceso de organización de un evento sostenible comienza en la Fase de Planificación, en la que se definen los objetivos, la tipología del evento, el número de asistentes previstos y los aspectos ambientales a considerar. Es en este momento cuando se selecciona la sede, se contratan los proveedores y se establecen las estrategias de comunicación.

Durante la celebración del evento, es importante verificar que se están implementando las medidas planificadas, garantizando un seguimiento adecuado y la implicación de todos los participantes en las prácticas sostenibles.

Posteriormente, tras la finalización del evento, se debe realizar una evaluación de su grado de sostenibilidad y documentar los resultados, con el fin de mejorar en futuras ediciones.

Hay aspectos clave para que un evento sea sostenible. La elección de la sede es un factor determinante. Es recomendable optar por espacios con certificaciones ambientales y con buenas conexiones de transporte público para reducir la huella de carbono. Además, es conveniente que la sede cuente con iluminación natural, sistemas de climatización eficientes, puntos de carga para vehículos eléctricos y contenedores de recogida selectiva de residuos. En cuanto a la gestión del agua, la instalación de reguladores de caudal y sistemas de ahorro en inodoros y urinarios contribuye a minimizar el consumo. También es importante contar con infraestructuras que permitan la realización de videoconferencias, reduciendo así los desplazamientos innecesarios.

De manera similar, la elección del alojamiento para los asistentes debe seguir criterios sostenibles, buscando establecimientos con certificaciones ambientales, eficientes en el consumo energético y de agua, y situados a poca distancia del lugar del evento para favorecer los desplazamientos a pie o en transporte público.

El montaje y desmontaje del evento también deben realizarse con criterios responsables. La reutilización de materiales es prioritaria, evitando el desperdicio y favoreciendo el alquiler en lugar de la compra de elementos efímeros. Los estands modulares, fácilmente desmontables y reciclables, son una opción recomendable, al igual que la elección de madera certificada y materiales reciclados. Además, la correcta gestión de residuos durante estas fases es esencial, asegurando la separación adecuada y promoviendo la donación de objetos que puedan ser reutilizados.

La oferta gastronómica es otro aspecto clave en la sostenibilidad de un evento. Se deben priorizar los productos de proximidad y temporada, fomentando el consumo de alimentos ecológicos y reduciendo el desperdicio alimentario mediante estimaciones precisas. El uso de vajilla reutilizable, la eliminación de envases de un solo uso y la donación de alimentos sobrantes a entidades sociales son medidas que refuerzan el compromiso con el entorno. Además, la gestión adecuada de los residuos generados en el área de restauración, con contenedores claramente identificados, contribuye a reducir el impacto ambiental.

El transporte es uno de los factores con mayor incidencia en la huella de carbono de un evento. Para mitigar su impacto, es fundamental facilitar información sobre las opciones de movilidad sostenible disponibles y fomentar el uso del transporte público, la bicicleta o los desplazamientos a pie. La instalación de aparcamientos para bicicletas, la organización de sistemas de transporte colectivo y la señalización de las paradas de transporte público cercanas son estrategias que pueden marcar la diferencia. En algunos casos, premiar a los asistentes que opten por medios de transporte sostenibles puede ser una medida efectiva para incentivar estos hábitos.

En cuanto a la limpieza y el mantenimiento, la utilización de productos ecológicos y biodegradables es una prioridad. Además, la dosificación adecuada de estos productos y el consumo responsable de agua y electricidad en los servicios de limpieza ayudan a minimizar el impacto del evento. Es fundamental también promover la separación de residuos y garantizar su correcta gestión, tanto en los espacios interiores como en las áreas exteriores del evento.

La comunicación desempeña un papel esencial en la concienciación y difusión de los valores sostenibles. Reducir el uso del papel y optar por medios digitales es una opción eficiente y respetuosa con el medio ambiente. Asimismo, diseñar materiales reutilizables sin fechas específicas permite su aprovechamiento en futuras ediciones. Compartir los resultados obtenidos tras la celebración del evento, tanto en medios de comunicación como en redes sociales, refuerza el impacto positivo y promueve la replicabilidad de las buenas prácticas.

En caso de entregar obsequios a los asistentes, es recomendable optar por alternativas inmateriales o productos sostenibles, reciclables y de larga vida útil.

En eventos celebrados en entornos naturales, es fundamental tomar medidas para proteger la biodiversidad. Evitar la coincidencia con periodos de cría de especies, instalar señalización adecuada, reducir la contaminación lumínica y acústica y garantizar la limpieza del entorno son acciones imprescindibles para minimizar el impacto en el ecosistema. La planificación adecuada y el respeto por el medio ambiente permiten que estos espacios puedan seguir siendo utilizados para futuras celebraciones sin degradar su riqueza natural.

Para asegurar la mejora continua en la organización de eventos sostenibles, es recomendable realizar una evaluación final que permita identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora. Elaborar una Memoria de Sostenibilidad del evento con los resultados obtenidos facilita la toma de decisiones para futuras ediciones y refuerza el compromiso con la sostenibilidad.

En definitiva, la adopción de criterios sostenibles en la planificación y ejecución de eventos no solo contribuye a la protección del medio ambiente, sino que también fortalece la imagen de la organización y promueve un cambio positivo en la sociedad. Apostar por la sostenibilidad en los eventos no es una opción, sino una responsabilidad compartida que marca la diferencia en la construcción de un futuro más equilibrado y respetuoso con nuestro entorno.

Este artículo se ha realizado para la OFICINA DE SOSTENBILIDAD de la Cámara de Valencia con la financiación de la DIPUTACIÓN DE VALENCIA en el año 2024.